Hankintastrategia 2013-2010 kaupunginvaltuustossa

Arvoisa puheenjohtaja,

Hankintastrategia ja erityisesti toimenpideohjelma on erinomainen esimerkki siitä, miten koko kaupungin strategia on sisällytetty strategiaan. Kaupungin strategiset tavoitteet on sisäistetty hyvin ja niiden ympärille on osattu luoda selkeä oma kokonaisuus.

Erityisen iloinen olen siihen, että hankintalainsäädännön noudattaminen on itsestäänselvyys. Se ei kuitenkaan rajaa pois järkevää ja alueen elinkeinotoimintaa tukevaa toimintaa. Tiedotus, tarpeettomien esteiden poistaminen, uusien toimijoiden markkinoille pääsyn mahdollistaminen – erinomaisia kaikki. Puhumattakaan panostamisesta helppotajuisten ja tiiviiden tarjouspyyntöjen laatimiseen.

Toimenpideohjelman jalkauttaminen osaksi jokapäiväistä toimintaa vaatii toimialoilla paneutumista ja sitoutumista. Hankintaosaamisen ja hankintojen seurannan merkitystä ei voi liiaksi korostaa.

Tarjouspyyntöjä valmistelevien henkilöiden on myös tarkkaan pohdittava toimenpideohjelman tavoitetta ”Hyödynnetään hankinnan kohteeseen parhaiten soveltuvia hankintamenettelyjä ja ei rajoituta tarpeettomasti pelkän avoimen menettelyn käyttöön.” Mistä voidaan olla varmoja, että varsinkin harvoin toistuvissa hankinnoissa on käytössä täysin varma tieto kaikista markkinoilla olevista tarjoajista, jotta tarjouspyynnöt osataan lähettää ”oikeille” tarjoajille?

Markkinat muuttuvat, tuotteet muuttuvat ja ennen kaikkea tuotteita ja palveluita tarjoavat yritykset muuttuvat. Tosiasia on se, että kysyntä luo tarjontaa. Vaarana voi olla, että avoimen hankintamenettelyn käyttämättömyys voi joissain tapauksissa johtaa saatujen tarjousten määrän rajallisuuteen. Sitä kautta voidaan rajoittaa kilpailun muodostumista. Itse asiassa riskinä on se, että toimenpideohjelman alussa tavoitteeksi asetettu tavoite siitä, että ”hankintojen toteutuksessa ei luoda tarpeettomia esteitä tai kynnyksiä uusien toimijoiden markkinoille pääsylle” tulee omalla toiminnalla romutetuksi.

Omien tavoitteiden toteutumattomuuteen voi vaikuttaa myös yhteishankinnat. Nyt sanamuodoksi valittu ”Mahdollisimman moni tuote- ja palveluryhmä kilpailutetaan yhteishankintana” voi joskus olla ristiriidassa sen tavoitteen kanssa, että emme luo tarpeettomia esteitä markkinoille pääsyyn ja että kannustamme yrittäjyyteen. Yhteishankinnoissa pienet paikalliset toimijat jäävät helposti sivuun, koska eivät pysty täyttämään resurssien puolesta yhteishankinnan volyymiä.

Saatujen tarjousten määrän rajallisuuteen voi vaikuttaa myös hankintojen ajoitus. Onnistunut kilpailutus edellyttää hyvää suunnittelua ja riittävän ajoissa tehtävää kilpailutusta. Liian lyhyt tarjousten jättöaika ja liian lyhyeksi määritetyt tuotteen tai palvelun toimitusajat johtavat tarjoajien määrän vähenemiseen ja tarjousten hinnan nousuun. Suunnitelmallisuuden puute johtaa kustannusten nousuun ja näin kilpailuttamisen kautta tavoiteltava hyöty jää saavuttamatta.

Hankintastrategia ja toimenpideohjelma ovat hyvä edistysaskel hankintojen toteuttamisessa.  Niiden pohjalta toimintaa ja osaamista on hyvä edelleen kehittää. Ennen kaikkea tulee pyrkiä myös pitämään mielessä, että hyvin usein tarjouspyyntöjen laadinnassa, kriteeristön luomisessa, päätöksen teossa sekä hankintojen toteuttamisessa raha on hyvä konsultti ja maalaisjärjen käyttö on suotavaa.